KAANRI erfasst eingehende Rechnungen, liest zentrale Rechnungsdaten aus und leitet sie durch Ihren Freigabeprozess. XRechnungen, PDF-Rechnungen und digitalisierte Papierbelege werden zentral in Ihrem eigenen Microsoft-365-Tenant verarbeitet – ohne separates Rechnungsportal.
Wir arbeiten mit Tools von
Deutsche Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen. Eine E-Rechnung besteht aus strukturierten Daten, die elektronisch weiterverarbeitet werden können. Eine einfache PDF-Datei gilt im Sinne der neuen Vorgaben nicht als E-Rechnung.
In Deutschland sind insbesondere XRechnung und bestimmte ZUGFeRD-Versionen gebräuchlich. Unternehmen benötigen deshalb einen Prozess, der strukturierte Rechnungsdaten empfangen, lesbar darstellen und kontrolliert weiterverarbeiten kann.
KAANRI unterstützt Sie dabei, XRechnungen und andere E-Rechnungsformate direkt in Ihrer Microsoft-365-Umgebung zu verarbeiten und in Ihren bestehenden Rechnungsprozess zu integrieren. Dadurch wird eine automatische Rechnungsverarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht.
Die meisten Tools zur Rechnungsverarbeitung sind eigenständige Plattformen oder E-Rechnungs-Software. Das bedeutet: separater Login, Daten auf externen Servern und monatliche Kosten, die weiterlaufen, solange Sie das Tool nutzen.
Bei KAANRI gibt es diese lästigen Aspekte nicht, sondern nur ein Tool mit bestehendem Login und einer Datenablage in Ihrem eigenen Microsoft-Tenant.
Strukturierte XRechnungen werden empfangen und für die weitere Bearbeitung in Ihrem Rechnungsprozess erfasst.
Rechnungsdaten aus PDF-Dokumenten werden KI-gestützt ausgelesen und in die vorgesehenen Felder übernommen.
Eingescannte Papierbelege können als PDF in denselben Verarbeitungsprozess aufgenommen werden. Die Qualität der Datenerkennung hängt dabei von der Lesbarkeit des Scans ab.
Darüber hinaus kann eine ZUGFeRD-Verarbeitung individuell umgesetzt werden. Sie ist jedoch derzeit keine integrierte Standardfunktion von KAANRI.
KAANRI läuft vollständig in Ihrem Microsoft-365-Tenant. SharePoint dient als zentrale Ablage und Power Automate steuert die einzelnen Prozessschritte. Damit führen Sie kein zusätzliches Rechnungsportal ein und müssen Ihre Dokumente nicht in einer separat von KAANRI betriebenen Cloud speichern.
Darüber hinaus verbleiben Rechnungen und Prozessinformationen vollständig in Ihrer Microsoft-365-Umgebung, sodass keine zusätzliche externe Plattform erforderlich ist. Zugriffsrechte und Ansichten werden über die vorhandenen Microsoft-365-Strukturen eingerichtet.
Ein weiterer Vorteil von KAANRI: In SharePoint sehen Sie jederzeit, welche Rechnungen neu eingegangen sind, aktuell bearbeitet werden oder bereits freigegeben wurden.
Nach der Freigabe stellt KAANRI die erfassten Rechnungsdaten für die Übergabe an Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System bereit. Konkrete Integrationserfahrung besteht mit den Systemen von Lexware, sevDesk, SelectLine, Sage und SAP. Weitere Systeme können individuell angebunden werden, sofern eine geeignete öffentliche API vorhanden ist.
Wenn Ihre Steuerberatung mit DATEV arbeitet, prüfen wir gemeinsam, welcher Übergabeweg in Ihrer Systemlandschaft technisch möglich und sinnvoll ist. Vereinbaren Sie einfach eine kostenlose und unverbindliche Demo, in der wir Ihnen zeigen, wie Sie Ihre Prozesse ohne zusätzliche E-Rechnungssoftware optimieren können.
Die einmalige Einrichtung von KAANRI kostet 4.500 Euro. Dabei wird der vorhandene Kernprozess an Ihre Microsoft-365-Umgebung sowie an die vereinbarten Anforderungen angepasst.
Nach der Einrichtung fallen keine laufenden KAANRI-Betriebskosten an. Ausgenommen davon sind erforderliche Microsoft-Lizenzen sowie separat vereinbarte spätere Anpassungen.
Benötigt werden Microsoft 365 Business Basic oder Business Standard sowie eine Premium-Lizenz für Power Automate. Weitere Systeme können angebunden werden, sofern eine geeignete öffentliche API verfügbar ist.
KAANRI ist besonders für mittelständische Unternehmen geeignet, die Microsoft 365 nutzen und ihren Rechnungseingang automatisieren möchten, ohne eine weitere Plattform einzuführen.
Sowohl Rechnungen als auch Prozessinformationen verbleiben vollständig in Ihrer Microsoft-365-Umgebung. Eine von KAANRI gehostete zusätzliche Plattform für Ihre Rechnungsdaten ist nicht erforderlich.
Freigaben lassen sich beispielsweise nach Betrag, Kunde oder weiteren Kriterien konfigurieren. Alternativ kann nach dem Auslesen auch manuell festgelegt werden, wer eine Rechnung genehmigen muss.
Ja, seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen im strukturierten Format empfangen zu können.
Dies betrifft alle B2B-Umsätze. KAANRI verarbeitet eingehende XRechnungen automatisch in Ihrer Microsoft-365-Umgebung.
Nein, ein einfaches PDF gilt nicht als E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Anforderungen.
E-Rechnungen müssen in einem strukturierten Format vorliegen, das maschinell ausgelesen werden kann, beispielsweise XRechnung nach EN 16931.
KAANRI verarbeitet sowohl XRechnungen als auch klassische PDF-Rechnungen.
Bei der XRechnung handelt es sich um ein rein maschinenlesbares XML-Format. ZUGFeRD hingegen kombiniert eine PDF-Datei mit eingebetteten, strukturierten Daten.
KAANRI unterstützt XRechnung standardmäßig. Die Verarbeitung von ZUGFeRD kann individuell umgesetzt werden, ist aber derzeit keine integrierte Standardfunktion.
Ja, eingescannte Papierbelege können als PDF in denselben Verarbeitungsprozess aufgenommen werden. Dabei hängt die Qualität der Datenerkennung von der Lesbarkeit des Scans ab.
Die E-Rechnungsverarbeitung von KAANRI kostet einmalig 4.500 Euro für die Einrichtung und Anpassung in Ihrem Microsoft-365-Tenant. Danach fallen nur die Kosten für die Power-Automate-Premium-Lizenz an. Es fallen keine weiteren laufenden KAANRI-Betriebskosten an.
