Eingangsrechnungen, die sich selbst erfassen.
KAANRI liest Ihre Eingangsrechnungen aus, legt sie GoBD-konform in SharePoint ab, steuert die Freigabe nach Ihren Regeln und bereitet die Daten für DATEV auf. Alles in dem Microsoft 365, das Sie bereits nutzen. Kein weiteres System, keine fremde Cloud.
30 Minuten, kostenlos und unverbindlich. Kein Standardvortrag, wir sehen uns Ihren Rechnungseingang an.
In 1 bis 3 Werktagen betriebsbereit.
Kein Migrationsprojekt, keine Pilotphase über Monate. KAANRI setzt auf der Microsoft-Umgebung auf, die bei Ihnen bereits läuft. Deshalb dauert die Einrichtung Tage und nicht Quartale.
Gilt für einen klar abgegrenzten Standardprozess. Sonderregeln, mehrere Gesellschaften oder komplexe Schnittstellen verlängern den Zeitraum. Das sagen wir Ihnen vor der Einrichtung, nicht danach.
Der Rechnungseingang ist digital.
Der Prozess drumherum nicht.
Rechnungen kommen längst per Mail. Was danach passiert, ist in den meisten Finanzabteilungen Handarbeit: öffnen, abtippen, ablegen, Freigabe per Mail anstoßen, Status in Excel nachhalten.
Zeit, die niemand einplant
In unserem dokumentierten Kundenfall lag der manuelle Aufwand bei acht bis zwölf Minuten pro Rechnung. Bei 500 Rechnungen im Monat summiert sich das zu einer Kapazität, die an anderer Stelle fehlt.
Jeder Handgriff ist ein Risiko
Tippfehler, falsche Zuordnungen, Belege, die nicht dort liegen, wo sie liegen sollten. Für die GoBD-Konformität und die saubere Übergabe an den Steuerberater zählt jeder Schritt.
Freigaben, die hängen bleiben
Wer wartet gerade auf wen? Ohne zentrale Übersicht liegt diese Information in E-Mail-Verläufen und Excel-Dateien, und das Wissen darüber bei wenigen Personen.
Vom Posteingang bis zur Übergabe.
KAANRI bringt einen fertigen Kernprozess mit, der auf SharePoint und Power Automate aufsetzt und im Microsoft-365-Tenant Ihres Unternehmens eingerichtet wird. Eine zusätzliche, von KAANRI betriebene Plattform für Ihre Rechnungsdaten ist nicht erforderlich.
Rechnung empfangen und Daten erfassen
PDF-Rechnungen, XRechnungen und gescannte Belege gehen per E-Mail ein. KAANRI liest zentrale Angaben wie Kreditor, Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeit aus.
Dokumente zentral ablegen
Die Belege werden nach dem vereinbarten Schema benannt und in SharePoint abgelegt. Listen und konfigurierbare Ansichten zeigen, welche Rechnung eingegangen, in Bearbeitung oder freigegeben ist.
Freigaben nach Ihren Regeln steuern
Die Freigabe richtet sich nach den Kriterien, die Sie festlegen, zum Beispiel nach Betragsgrenzen oder Fachabteilung. Die Entscheidung selbst bleibt bei Ihren Leuten, die Wege dorthin laufen automatisch.
Daten an das Zielsystem übergeben
Nach der Freigabe werden die erfassten Daten für die Übergabe an Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System aufbereitet. Integrationserfahrung besteht unter anderem mit DATEV, Lexware, sevDesk, SelectLine, Sage, Business Central und SAP.
Status jederzeit einsehen
Eine zentrale SharePoint-Ansicht zeigt, wo eine Rechnung gerade steht und wer am Zug ist. Ohne Rückfragen per Telefon und ohne parallele Excel-Liste.
Rechnungseingang und Freigabe, direkt in Microsoft 365.
Vom Posteingang über die Erfassung und die Freigabe bis zur Übergabe an das Zielsystem. Alles läuft in Ihrer bestehenden Microsoft-365-Umgebung, ohne zusätzliches System daneben.
Kein Pilotprojekt.
Kein neues System.
KAANRI ersetzt Ihre Buchhaltung nicht und verlangt keine Migration. Es nutzt die Microsoft-Technologie, die in Ihrem Unternehmen bereits lizenziert ist, und richtet darauf einen belastbaren Prozess ein.
Erfassung ohne Abtippen
Rechnungsdaten werden direkt aus E-Mail und Anhang ausgelesen. Ihr Team prüft und entscheidet, statt Felder zu übertragen.
Ablage nach einheitlichem Schema
Belege werden automatisch benannt, kategorisiert und in SharePoint abgelegt. Nachvollziehbar und an einem Ort.
Übergabe an Ihr Zielsystem
Nach der Freigabe werden die Daten für die Übergabe aufbereitet. Der konkrete Weg wird vor der Einrichtung gemeinsam festgelegt.
Daten bleiben im eigenen Tenant
Rechnungen und Prozessinformationen verbleiben in Ihrer Microsoft-365-Umgebung. Keine zusätzliche, von KAANRI betriebene Plattform.
Vorbereitet auf die E-Rechnungspflicht
XRechnung wird verarbeitet, ebenso PDF und gescannte Belege. Eine ZUGFeRD-Verarbeitung befindet sich in Entwicklung.
In 1 bis 3 Werktagen betriebsbereit
Bei einem klar abgegrenzten Standardprozess ist die Einführung in der Regel innerhalb weniger Tage möglich. Sonderregeln und komplexe Schnittstellen verlängern den Zeitraum.
Was hinter dem manuellen Aufwand steckt.
Basis sind die realen Ausgangsdaten eines anonymisierten Kundenfalls: ein Produktionsunternehmen mit rund 150 Mitarbeitern, etwa 500 Eingangsrechnungen pro Monat und acht bis zwölf Minuten bisheriger Bearbeitungszeit pro Rechnung.
Der gesamte Aufwand entfällt nicht vollständig. Rechnungen müssen weiterhin fachlich geprüft, Ausnahmen bearbeitet und Freigabeentscheidungen getroffen werden. KAANRI reduziert vor allem die wiederkehrenden Schritte: Datenerfassung, Benennung, Ablage, Zuordnung und Statuspflege.
Die Modellrechnung zeigt Potenziale, keine garantierten oder beim Kunden bereits gemessenen Kostenersparnisse. Welcher Anteil in Ihrem Unternehmen tatsächlich entfällt, hängt von Ihrem Prozess ab. Genau das sehen wir uns in der Demo an.
Von Excel und E-Mail zu einem zentralen Ablauf.
Das Beispiel stammt aus einem realen Kundenprojekt. Das Produktionsunternehmen wird auf eigenen Wunsch anonymisiert. Unternehmensgröße, Rechnungsvolumen und bisherige Bearbeitungszeit entsprechen der tatsächlichen Ausgangssituation, einzelne Prozessdetails wurden verallgemeinert.
Vorher
- Verteilte Eingangskanäle und Ablageorte
- Manuelle Datenerfassung und Statuspflege in Excel
- Freigaben und Erinnerungen per E-Mail
- Eingeschränkte Transparenz über Zuständigkeiten
- Prozesswissen bei wenigen Personen
Mit KAANRI
- Zentraler Rechnungseingang in Microsoft 365
- KI-gestützte Erfassung zentraler Daten
- Einheitliche Ablage in SharePoint
- Freigaben nach Betragsgrenzen und weiteren Kriterien
- Zentrale Statusübersicht über SharePoint-Ansichten
- Übergabe an das Zielsystem über den vereinbarten Weg
Was Finanzverantwortliche
wirklich sagen.
„Rechnungen, die früher drei Tage in der Freigabeschleife hingen, gehen jetzt am selben Tag durch. Pro Woche sparen wir fast 8 Stunden, die wir endlich für wertschöpfende Aufgaben nutzen."
„Wir nutzen keine Excel-Listen mehr für offene Rechnungen. Unser neues Dashboard zeigt sofort, wo etwas hängt, unsere Buchhaltung muss nicht mehr hinterhertelefonieren."
„Die KI-Erkennung hat uns wirklich überrascht. Die Rechnungsdaten werden zuverlässig ausgelesen und sauber in DATEV übertragen. Unser Team kümmert sich nur noch um Ausnahmen, nicht mehr um Routine."
Wir arbeiten mit Tools von Microsoft. KAANRI läuft auf SharePoint und Power Automate in Ihrem eigenen Tenant, nicht auf einer fremden Plattform. Der vollständige Praxisfall als PDF.
Elf Seiten: Ausgangslage, Ablauf, Modellrechnung mit drei Szenarien und eine offene Einordnung, wann der Ansatz passt und wann nicht.
Was Entscheider zuerst fragen.
Muss ich ein neues System einführen oder bestehende Software ersetzen?
Wie lange dauert die Einführung?
Welche Rechnungsformate werden unterstützt?
Wo liegen unsere Rechnungsdaten?
An welche Systeme können die Daten übergeben werden?
Brauchen wir dafür eine eigene IT-Abteilung?
Was kostet KAANRI?
30 Minuten.
Konkrete Antworten für Ihr Unternehmen.
Kein Standardvortrag. Wir sehen uns Ihren aktuellen Rechnungseingang an und prüfen gemeinsam, welche Schritte KAANRI übernehmen kann und welche bei Ihnen bleiben.
Kostenlos, unverbindlich, 30 Minuten.